Cuenta de cobro: Ejemplos, formatos, persona natural y más

Al día de hoy hay una serie de documentos mercantiles que todos debemos conocer, por ejemplo, está la factura, los recibos, pagarés, entre otros. Pero nos gustaría hablarte sobre la cuenta de cobro, ¿Qué es?, ¿Para qué sirve? Y más. Así que no te retires de este portal web.

¿Qué es una cuenta de cobro?

La cuenta de cobro es un documento de carácter mercantil, que emite una persona ya sea natural o jurídica. Esto tiene como fin solicitar que se le cancele un monto que está a su favor. Los motivos son distintos, ya sea porque se realizó algún trabajo, se brinda algún servicio o en defecto el alquiler de una propiedad.

Ciertamente una cuenta de cobro es bastante similar a una factura, de hecho en las leyes colombianas jamás aparece esta figura, es decir que no tiene validez legal o soporte ante el DIAN. Eso significa que hay que tramitar documentos adicionales.

Para ser precisos, las cuentas de cobro las emiten las entidades que omiten el uso de facturas, proceden a entregar el documento, pero en todo caso, la parte que lo recibe, deberá crear algún comprobante legal equivalente, por ejemplo un recibo.

¿Para qué sirven?

Ahora que sabes qué es una cuenta de cobro, de seguro te interesa saber cuál es su uso, ¿verdad? Es muy simple, de por sí es el comprobante que exige el pago de una deuda o valor, reclamando la existencia de la obligación a su favor.

Eso sí, la cuenta de cobro es muy similar a las facturas, de por sí, ya que ambas dejan en claro que se realizó alguna operación y una parte deberá pagarle a la otra. Pero hay una serie de diferencias que vamos a mencionarte en la siguiente sección, ¿vale?

Características

Ya que sabes qué es y para qué sirve una cuenta de cobro, de seguro te interesa saber alguna de las características que posee este documento. Esto te servirá en un futuro si estás interesado en aprender a hacer una de ellas. Ten en cuenta lo siguiente, no todos los escritos de este tipo presentan estos detalles, pero la mayoría posee:

  • Quién es el acreedor,
  • Quién es el deudor,
  • Cuánto es el monto que se va a cobrar,
  • Motivos por la cual se está realizando el cobro,
  • Fecha en la que se prestó el servicio o se vendió el producto que se cobra,
  • Fecha que se entrega la cuenta de cobro,
  • Firma del acreedor,
  • Y si es posible, la firma del deudor.
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Diferencias entre una cuenta de cobro y una factura

Si estás interesado en saber las diferencias entre una cuenta de cobro y una factura, llegaste al lugar indicado, ya que de por sí, ambos documentos a simple vista  son iguales, pero hay ciertos factores que permiten que una persona sea capaz de distinguir entre una y otra.

La principal diferencia es que las facturas siempre serán emitidas por las empresas, motivado a que las operaciones que ellas realizan están involucrados los impuestos, ¿vale? Ya sea el IVA, entre otros. Es decir, las personalidades jurídicas siempre entregan este tipo de documento.

Pero luego tenemos la cuenta de cobro de una persona natural. Aquí no hay impuestos, es más la exigencia de un pago que hizo un particular, reclamando el dinero que se le pertenece. Por dar un caso práctico, un hombre arregla una lavadora, no le han cancelado, así que redacta el escrito para solicitar lo que es suyo por derecho. En dicha situación te será útil aprender a Cómo redactar un oficio.

Otra de las diferencias es que las cuentas de cobro no tienen validez legal ante un juzgado, es decir, que inclusive si emites el documento y luego decides realizar una denuncia ante la corte con el fin de reclamar el pago. Lastimosamente tu petición deberá ser abortada motivada a que la figura no es válida según lo establecido en la ley colombiana.

¿La cuenta de cobro presta mérito ejecutivo?

Lo primero que debemos explicar; es qué es el mérito ejecutivo, ¿vale? Siendo esta una cualidad que posee cualquier documento que contiene una obligación, en caso de que llegue a ser incumplida por su deudor o causante. El escrito podrá ser usado como una prueba y posterior ejecutada en un juicio.

En palabras más sencillas, el mérito ejecutivo significa que un documento tiene validez legal. En caso del incumplimiento de un contrato, podrás ir a un juzgado a reclamar dicha situación y probablemente la solicitud termine a tu favor.

Entendiendo que es el mérito ejecutivo, una cuenta de cobro no posee dicha condición, de hecho, no posee título de valor. La razón por la cual no posee esta capacidad es debido a que no cumple con lo debido según el artículo 422 del Código General del Proceso, el mismo expresa lo siguiente:

Artículo 422

Solo podrá demandarse de una forma eficaz, las obligaciones que sean claras y exigibles. Las mismas deberán poseer una serie de documentos que provengan del deudor o en defecto de su causante y dejen en claro que sea una prueba contra él. O en su defecto cualquier escrito que sea emitido por un juez o tribunal, sin importar la jurisdicción.

O en todo caso, en las providencias que a través de procesos policiales, muestren cierta liquidación o se indiquen que están relacionados con honorarios de auxiliares de la justicia, es decir, involucre a algún oficial de seguridad ciudadana.

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Hay que mencionar que una confesión realizada durante el proceso, jamás podrá ser utilizada como título ejecutivo, pero si se utiliza durante un interrogatorio, tendrá validez legal, según lo expresado en el artículo 184.

Para darle mayor lógica al texto, la razón por la cual no posee mérito ejecutivo la cuenta de cobro es debido a que la persona que la emite es el acreedor del servicio y no el deudor, además la misma no tiende a llevar firma alguna, así que en pocas palabras la parte que está en deuda puede decir que no reconoce la operación.

En otras palabras, la cuenta de cobro solo sirve para anunciar una deuda, pero es incapaz de vincular a una persona, ni tampoco obligar a pagar a una persona. Además si te preguntas, por qué no es un título valor, la razón es debido a que no se menciona jamás en el Código del Comercio. Por cierto si deseas saber los Requisitos para ser una empresa socialmente responsable, uno de ellos es hacer uso de facturas.

¿Es posible cobrarlas?

Ahora que sabes algunos detalles de las cuentas de cobro, es decir, no son un título valor, ni tampoco posee mérito ejecutivo, de seguro te interesa aprender a cobrar alguna que esté a tu favor, en caso de que exista dicha posibilidad.

Lo primero que debes saber es que judicialmente es imposible iniciar un proceso ejecutivo o en su defecto una acción cambiara para cobrar tu cuenta de cobro, esto significa que jamás podrás recibir el dinero que te deben.

En todo caso, se debe entender algo, una cuenta de cobro nace motivado a un contrato, ¿vale? Ya sea la compra y venta de algún producto, se prestó un servicio, entre otros. En todo caso te puedes sujetar desde ese punto de vista; se formalizó un acuerdo y aunque este sea verbal, no significa que no tenga validez.

A través de un proceso monitorio

Entonces debemos manejar nuestra cuenta de cobro como un proceso monitorio, pero antes debemos explicar qué es eso, ¿entendido? Este es una acción legal para realizar la reclamación civil de cantidades. La ventaja es que se considera la más rápida y ágil, generalmente se utiliza para exigir el pago de deudas líquidas, determinadas, vencidas y exigibles.

Claro, podemos transformar nuestra cuenta de cobro a un proceso monitorio ya que según la ley en el artículo 419 del Código General del Proceso, expresa que todo contrato, sin importar que sea verbal o escrito y conlleve a una obligación monetaria deberá pagarse en el plazo de tiempo establecido.

El proceso monitorio es un proceso declarativo, es decir, expresa ante un juzgado una acción, en ese momento está la capacidad de mencionar nuestra cuenta de cobro. Allí tendremos la posibilidad de recuperar nuestro dinero.

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Eso sí, durante la acción debes entender que la cuenta de cobro seguirá sin tener validez, pero hay formas de que se acepte el documento. Por ejemplo, la parte que está en deuda firma el papel, ya que eso da legalidad al escrito y conlleva a que haya una responsabilidad financiera que hay que cancelar en algún momento preciso.

cuenta de cobro

En todo caso hay que tener cierta información en consideración, si tratas de cobrar una cuenta de cobro a través de un proceso monitorio, debes entender que el monto no puede superar los 40 salarios mínimos eso equivale a unos 36 millones de pesos colombianos.

Si llegase a ocurrir que la cifra es mayor a dicho monto, lastimosamente no hay forma alguna en la que puedas cobrar haciendo uso del documento. Pero al menos ya tienes una idea de cómo pasar una cuenta de cobro, ¿no?

¿Tienen soporte fiscal?

Bajo ninguna situación, las cuentas de cobro pueden ser utilizadas como soporte fiscal. De hecho se expresa claramente en el artículo 611-2 del Código General del Proceso, ya que el único documento válido en dicha situación es la factura y cualquier escrito con un valor equivalente. De hecho tampoco sirven para afiliarte a la ARL Positiva.

Así que en caso de que seas algún comercio, te invitamos a que hagas uso único y exclusivo de las facturas, motivado a que este es el documento que el Estado colombiano acepta como válido. En caso de que pienses declarar impuestos anexando cuentas de cobro, serás sancionado de una forma severa.

cuenta de cobro

Modelo de una cuenta de cobro

Si estás buscando un formato de una cuenta de cobro, motivado a que conoces sus características y las desventajas que están involucradas en este tipo de documento, no te preocupes, no debes buscar más, ya que aquí en Tu Gestión en Línea, te ayudaremos con ese problema:

Cuenta de cobro N° 12345

Medellín, 10 de junio del año 2021.

El señor Miguel Ángel García Espinoza, identificado con la cédula de ciudadanía número 13138971, debe al señor Juan José Rosas Rodríguez, identificado con la cédula de ciudadanía número 4454032, la suma de 5,145,321.00 pesos colombianos, motivado al servicio de reparación de su automóvil, ya que el mismo presentaba fallas en el radiador. Esto ocurrió el día 1 de mayo del año 2021.

Atentamente Juan José Rosas Rodríguez.

C.C 4454032

— Firma del acreedor. — — Firma del deudor. —