Qué es una factura de venta y para qué sirve

Una factura de venta en Colombia es un documento legal que registra la transferencia de propiedad de un activo a una segunda parte a cambio de dinero. Es generalmente elaborada por el individuo que vende la propiedad y es una manera de proteger a las partes en caso de eventualidades y conflictos. ¡Conozca todo sobre este importante recurso!

FACTURA DE VENTA

La factura de venta 

Las facturas de venta se han utilizado durante siglos, cuando las personas compraban ciertos tipos de bienes, como animales, botes, automóviles, etc. Ese papel representa un registro, que indica que un artículo fue vendido por una persona, en una fecha determinada, en un lugar y por una cantidad puntual de dinero u otra propiedad valiosa.

La factura de venta es un documento legal híbrido con dos propósitos: confirma la transferencia de la propiedad y al hacerlo, sirve como prueba de un contrato. Debido a que se usa comúnmente para fines oficiales, por ejemplo, para registrar un automóvil o un bote, es posible que una factura de venta deba cumplir con algunas regulaciones estatales.

En muchos países requieren que la factura de venta incluya datos muy específicos e incluso que sea notariada, en otros ambas partes pueden firmar una factura de venta, pero, en muchos casos, solo el vendedor debe firmarla.

En ciertos casos se proporciona una factura de venta como garantía para un préstamo, por ejemplo, si alguien promete un automóvil como garantía para un préstamo, generalmente el prestamista requiere de una factura de venta del mismo.

Una factura de venta también se puede utilizar como elemento de un préstamo. Por ejemplo, si está comprando un automóvil con financiamiento, es decir pagando a plazos, el acuerdo completo puede enmarcarse como una factura de venta, aunque técnicamente la transferencia del título podría no ocurrir hasta que se realicen todos los pagos requeridos en virtud del préstamo.

Una factura de venta también puede incluir garantías, es decir promesas y seguridades en cuanto a la condición o historial del artículo.

La factura de venta, por regla general, es redactada por el vendedor e incluye los detalles de la transacción. Protege tanto al comprador como al vendedor, en caso de que surjan desacuerdos en el futuro.

FACTURA DE VENTA

¿Cuándo es necesaria una factura de venta?

Muchos países exigen facturas de venta para transferencias de vehículos o animales grandes como caballos y ganado, los requisitos varían según el país y el estado.

También te permite verificar y constatar los gastos ante los entes gubernamentales y llevar un mayor control y orden en sus finanzas.  Es requerida además al momento de elaborar la declaración anual.  Por lo tanto, es importante asegurarse de que la factura de venta se complete correctamente y se obtenga en el momento de la venta.

Tipos de facturas

Una factura de venta es un registro documentado legalmente reconocido de una transacción y hoy en día, se usa comúnmente. Existen básicamente seis tipos de facturas que fueron diseñadas e implementadas con fines diferentes, estas incluyen:

  • Ordinaria
  • Simplificada
  • Proforma
  • Rectificativa
  • Recapitulativa
  • Electrónica

Por estos días hay cuatro modalidades de facturación en Colombia:  factura en papel, en computadora, de máquina registradora POS y electrónica. Ciertamente la facturación en papel es la más utilizada y popular de todas, pero de igual forma las restantes son válidas de acuerdo a los lineamientos del Estatuto Tributario de Colombia y la legislación relacionada.

Tipos de facturas de venta aprobadas por la DIAN

En Colombia la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales, encargada de la seguridad fiscal de dicho país, es el ente que controla el pago de tributos y solo acepta las siguientes facturas:

Factura electrónica

Al igual que las facturas en papel esta factura tiene valor, solo si son emitidas por un software de facturación, en formato denominado XML. Debe incluir además el Código Único de Facturación Electrónica y el Código QR.

Estas se envían a la DIAN, quien validará que la misma tenga los datos requeridos por ese ente y que reposan en la Resolución 000042 del 5 de mayo de 2020.

 

Factura sistema POS

Estas las emite una máquina registradora y generalmente son las que entregan los supermercados y comercios en general, pues es la manera más rápida y fácil de registrar los productos que ofrecen.

Factura en papel

Son las más conocidas y utilizadas, generalmente las personas le llaman talonarios y son bastante sencillas, pues solo se colocan datos básicos de la empresa, el comprador o cliente, la mercancía y si es necesario, los impuestos.

Facturas en computadora

Estas suelen ser formatos emitidos en algún software instalado en el PC o elaboradas con programas como Microsoft Excel. Tanto esta factura como la elaborada en papel deben poseer unos datos específicos para ser aceptada por la DIAN, estos se encuentran en Estatuto Tributario, artículo 617:

Algunos de estos son, la información de vendedor y del comprador, la numeración consecutiva, fecha, descripción del producto o servicio, valor de la operación, etc.

Es posible que tanto las facturas en papel y en computadora dejen de ser aceptadas por la DIAN en poco tiempo, pues el uso de la factura electrónica es cada vez más frecuente a nivel nacional.

¿Quiénes están obligados a facturar?

Este tema siempre genera un poco de dudas, así que es importante saber que existen cinco tipos contribuyentes que deben emitir obligatoriamente facturas de venta:

  • Responsables del régimen común
  • Indicados por la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales para declarar electrónicamente.
  • Proveedores de tecnología
  • Tipógrafos y litógrafos
  • Responsables del impuesto al consumo.

Datos básicos de una factura de venta

Toda factura de venta debe incluir cierta información para que sea válida, ya sea ante los organismos que rigen el pago de los tributos o cualquier otro:

1-Descripción del artículo, esto incluye toda información de identificación.

2- Nombre y dirección completa del vendedor.

3- Nombre y dirección del comprador.

4-Número de factura.

5-Fecha en que se realizó la venta.

6-Precio de venta del producto más los impuestos aplicables

7-Firma del comprador y del vendedor si amerita.

8-Razón social y NIT de la empresa o persona que imprime la factura.

La facturación electrónica en Colombia

La Resolución 42 de 5 de mayo de la Dirección Nacional de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN) sobre facturación en Colombia establece nuevos requisitos técnicos para la facturación electrónica.

La resolución nombra qué empresas deben facturar electrónicamente, establece un cronograma para avanzar hacia el uso generalizado de la factura de venta electrónica y estipula qué tipos de facturación deben convertirse en electrónicos. El Decreto 358 de 5 de marzo de 2020 establece qué contribuyentes deberán facturar electrónicamente:

  • Personas y empresas sujetas al impuesto sobre las ventas (IVA)
  • Contribuyentes sujetos al impuesto nacional al consumo
  • Practicantes de profesiones privadas o independientes y quienes les prestan servicios esenciales
  • Comerciantes, importadores, proveedores de servicios y vendedores para consumidores finales
  • Tipógrafos y litógrafos no sujetos al impuesto sobre las ventas
  • Contribuyentes registrados en el sistema tributario simplificado

La resolución establece un calendario de la puesta en marcha de la factura de venta electrónica, que especifica cuáles grupos de contribuyentes deben facturar de esta forma, también establece las fechas de inicio y los plazos para que estos implementen dicha facturación. Todos los grupos de contribuyentes debían comenzar a facturar electrónicamente en 2020.

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