Aprende cómo realizar un oficio de petición

Un oficio es un documento protocolar redactado con fines administrativos que se emplea para emitir algún comunicado, realizar una solicitud y más. En esta oportunidad, te enseñaremos específicamente el cómo realizar un Oficio de Petición, los elementos que componen su estructura, pautas para su redacción y un ejemplo del mismo.

OFICIO DE PETICIÓN

¿Qué es un oficio de petición?

Un oficio de petición es un documento con carácter oficial que es remitido a alguna autoridad pertinente con el fin de solicitar de manera formal un producto o servicio específico. Esta comunicación generalmente es empleada entre las instituciones gubernamentales.

¿En qué se hace diferente a una carta de petición?

Es importante destacar, que un oficio de petición es muy diferente a lo que es una carta de petición. Debido el primero posee características mucho más formales que la carta, mientras que la última es un tipo de documento comunicativo que se hace entre particulares y/o empresas. Ahora cuando una autoridad oficial interviene, este en sí se convierte en un oficio de petición.

Clasificación

Antes de comenzar a redactar un oficio de petición, es importante conocer la clasificación de los oficios. En este caso, están por destino que especifican hacia donde va dirigido o también indica su procedencia. Y están los oficios que indican si es para uno o varios destinatarios. A continuación se detallan:

Oficios por destino

Este tipo de oficio por destino puede clasificarse de dos formas, internos o externos. A continuación se detallan cada uno de ellos:

Internos

Estos son todos aquellos oficios que se elaboran y remiten para una unidad o departamento dentro de la misma institución gubernamental, empresarial u otras. En este grupo, también entran aquellos oficios que puedan remitirse por ejemplo de una oficina sede central a una oficina regional.

Externos

Este tipo de oficios es elaborado con la finalidad de remitirlo a alguna institución o empresa ajena a quien lo emite. Es decir, que puede ser redactado para un público general o otra institución muy independiente de la institución quien lo elabora. En este tipo, podemos tomar como ejemplo un oficio de un ministerio a otro, de una institución gubernamental a una empresa y otros.

 

OFICIO DE PETICIÓN

Oficios por cantidad de personas

Este tipo de oficio especifica la cantidad de personas a ser dirigida la información, básicamente se subdivide en dos formas directo simple o múltiple. A continuación, se detallan cada uno de ellos:

Directo simple

Aquel oficio que va dirigido a un solo destinatario suele identificarse de esta forma, en sí la misma puede referirse a una persona específica una una dirección (entre el emisor y receptor del oficio), usualmente el destino de este tipo de oficios van directamente hacia una autoridad gubernamental o el representante de una empresa. La validez del mismo, depende de es emitido por una institución gubernamental que posee una validez oficial o si es de una empresa se le otorga validez empresarial.

Múltiple

Como su nombre lo indica, el destino de este va dirigido a varias personas. Es decir, lo redacta una personas pero la información deberá ser recibida por varios individuos. Su estructura es muy similar al oficio especificado anteriormente, con la excepción de que su redacción es más general o universal.

¿Cómo redactar un oficio de petición?

Antes de comenzar es importante que tomes en cuenta algunos detalles que te ayudarán a planificar y plasmar en definitivo lo que será tu oficio de petición, estos son:

  • Se recomienda no utilizar en este más de dos cuartillas, no obstante, la cantidad de páginas será determinada por el contenido del oficio.
  • El tamaña de hoja a utilizar para su impresión, puede ser A4, oficio o carta. Todo dependerá de quien lo elabore, pero los oficios habitualmente se presentan en tamaño oficio o carta.
  • Es esencial, determinar el tipo de oficio a realizar.

Ahora, para redactar un oficio de petición, es ideal conocer la estructura cuyos elementos son bastante distintos a los de una carta de petición. Es fundamental que todos estos elementos sean plasmados en el momento de la redacción, para de cierta forma conservar su validez. Los elementos que componen este tipo de documento son los siguientes:

Fecha y lugar de expedición

Se debe especificar la fecha y lugar (ciudad), donde fue redactado dicho documento. Esta sección del documento suele estar ubicada en el lado superior derecho del oficio.

Número de folio o de identificación

Este es un número que se le otorga al documento como forma de control y seguimiento de las comunicaciones emitidas por una institución. Este número de identificación o folio, suele especificarse el la parte superior izquierda del documento.

Destinatario

En este segmento se debe detallar a quién va dirigida la comunicación. Por lo tanto, es importante que se indique el nombre completo de la persona, el cargo dentro de su institución y el nombre de la institución que representa. Toda esta información, deberá ser redactada en la parte inferior izquierda luego del número de folio.

Asunto

Esta parte del oficio de petición es fundamental, ya que muestra de manera clara y breve sobre el tema a tratar con este documento.

Referencias 

Si el oficio de petición a redactar posee algún precedente, es decir, si se han elaborado uno, dos o tres oficios de petición previos con el mismo asunto, deberá plasmar en el documento la identificación de los documentos redactados previamente. Como ejemplo, puede indicar esta sección de la siguiente manera: Referencia y luego se especifica el número, así como también fecha del documento previo. Esto para que el destinatario tenga conocimiento del historial que posee el oficio.

Cuerpo del documento

Una vez especificado los elementos posteriormente señalados que otorgan la formalidad al oficio, se procede a la explicación en detalle de la solicitud o petición.

Despedida

Ten presente siempre cerrar el contenido de la petición, con una cordial despedida e indicando la espera de una respuesta, en caso de requerirse.

Firma

Para finalizar, puedes cerrar con un “Atentamente”, y líneas más abajo indicar el nombre completo, cargo y firma de quien realiza el oficio de petición. Si es posible, agregar un sello húmedo de la institución o dirección que representa.

Distribución

En caso de que no sea a una sola persona sino a varias a la que se desea remitir el oficio de petición, se deberá indicar la iniciales del con copia para (Ccp) y  posteriormente detallar lo siguiente: el nombre y cargo de la persona a dirigir de igual forma el documento.

Pautas y recomendaciones 

A continuación, se presentan algunas pautas y recomendaciones a considerar durante el proceso de elaboración de un oficio de petición, estas son:

  • Por ser un documento oficial, este documento debe de por sí llevar su número de folio o de identificación en la parte superior izquierda del documento.
  • El destinatario debe ser claramente especificado, con el nombre y los demás elementos mencionados anteriormente más arriba. Por lo tanto, evite a toda dirigir la carta con las siguientes frases “A quien corresponda” A quien pueda interesar” y otras similares.
  • Su asunto deberá ser lo más claro y específico posible. Por ello trate de que la información plasmada en el documento sea lo más clara, cuestión que quien la lea pueda entender con facilidad.
  • Por ser un oficio de petición, este debe ser muy claro en los párrafos donde se indica su solicitud. En el caso de que sean varias solicitudes, trate de detallar cada una de ellas en forma separadas.
  • Otro punto importante, es la redacción. Así que sea lo más cuidadoso posible en cuanto con la forma en que redacte el documento, por ello se aconseja un estilo bastante formal, sin tecnicismo alguno y de fácil lectura además de comprensión para otros.

Ejemplo

Como forma de conocer y además de disipar todas las dudas relacionadas con la estructura, estilo de redacción y otras otros elementos fundamentales durante la elaboración de un oficio de petición, te presentamos un ejemplo de sobre este:

Mérida, 07 de marzo de 2021

Oficio Nro.: OFV / 77465

Lic. Ana Julia Pino Morales

Subsecretaría de educación pública media superior

Secretaría de Educación Pública

Asunto: Solicitud de asistencia y soporte para material tecnológico

Referencia: OFV / 77460 de fecha 16 de febrero de 2021.

Por medio de la presente, solicitamos asistencia y soporte de la Secretaría de Educación Secundaria para la renovación del equipo informático del Colegio Técnico nº 24, Profesor Adelfo Escalante, situado en la delegación de Carrillo Puerto.

El motivo de esta solicitud responde a la necesidad de mantener a la escuela a la par con avance de los requerimientos de aprendizaje de los alumnos, en una disciplina que cambia constantemente y en la que es necesaria estar al día. Por la misma razón, es ineludible cambiar 15 equipos informáticos cuyo modelo ya está obsoleto y no permite que los estudiantes tengan un aprendizaje adecuado.

Esperando poder contar con su invaluable asistencia, por el bien de los jóvenes que se preparan para continuar sus estudios en esta institución, les agradezco la atención que prestan a esta profesión y espero su amable respuesta. Saludos sinceros.

Atentamente,

 

________________

Carmen Castillo Hernández

Directora de la preparatoria técnica 24, Adelfo Escalante

Ccp. Lic. Julio Figueroa Robles, Subsecretario de educación pública media superior

Ccp. Secretaría de Educación Pública

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