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Cómo redactar un oficio y algunos formatos

Seguramente alguna vez has escuchado o visto un documento de comunicación formal denominado oficio, el cual su uso es muy común en instituciones gubernamentales o empresas privadas. Si te encuentras aquí es porque probablemente tienes que elaborar uno, por ello te mostraremos el ¿Cómo redactar un oficio?.

CÓMO REDACTAR UN OFICIO

Asimismo, ahondaremos en detalle sobre el propósito específico de este documento comunicacional, su clasificación, su estructura y los elementos que la conforman. Además se aportarán algunos consejos a considerar para el momento de redactar un tipo de documento comunicacional como este y un ejemplo para complementar.

¿Qué es un Oficio?

Un oficio es un documento comunicacional de carácter formal y protocolar que se utiliza habitualmente en instituciones públicas, así como también se ha implementando en ciertas instituciones privadas. De manera general, estos se emplean para:

  • Comunicar y coordinar acciones.
  • Invitación.
  • Solicitud de información.
  • Respuesta de alguna comunicación.
  • Remitir documentos.
  • Agradecimiento.
  • Atención a diversos asuntos administrativos u otros que atañen a la institución.

Cualquiera que sea el motivo de redacción de un oficio, es importante especificar que su propósito es el de informar a su destinatario. El detalle de este es que su desarrollo está determinado por una estructura ya establecida para este tipo de documento y además conlleva en sí una redacción bastante formal y protocolar.  Vale destacar que este tipo de comunicaciones, es de uso único y exclusivo para las autoridades de alta jerarquía dentro de una institución.

¿Quienes firman los oficios?

Como se mencionó anteriormente, un oficio es de uso exclusivo para aquellos individuos que desempeñan cargos jerárquicos dentro de una institución, ya sea pública o privada. Por lo tanto, quienes están facultados para firmar y darle validez a este documento son:

Máxima autoridad de la institución

Los oficios son propiamente documentos comunicacionales vinculados principalmente a la figura máxima de cualquier institución, así como también por cualquier persona que se encuentre autorizada para actuar en su nombre. Generalmente, las comunicaciones más representativas para firma de este son en su mayoría de carácter interinstitucional.

CÓMO REDACTAR UN OFICIO

Es común, que dentro de las instituciones quienes tengan cargos directivos tengan permitido redactar conforme acuerdo este tipo de documentos, ya sea para un propósito o solicitud específica sin comprometer la responsabilidad de la máxima autoridad. Una vez ya elaborado, es normal remitir el documento a la máxima autoridad para que conforme el mismo con su firma y sello, esto le otorga validez.

Directivos 

En las instituciones también se encuentra validada la remisión de comunicación que pueden ser firmados por aquellos individuos que desempeñen cargos de directivos, como en es el caso por ejemplo de: los directores generales.

¿Quienes no están facultados o autorizados para la firma de oficios?

Así como existen personas autorizadas para la firma y validez de este documento comunicacional, hay personas que no lo están. En este caso, se puede mencionar a aquellos individuos que ocupen cargos de directores de línea o de supervisores, debido a que su comunicación se encuentra estrechamente y directamente vinculada con sus superiores (ejemplo: directores generales).

Para comunicarse entre sus pares o con sus superiores suelen utilizar otro tipo de comunicaciones institucionales como memorandos, informes y más. Sus comunicaciones no pueden ser empleadas a título personal sino con carácter estrictamente institucional.

¿Cómo se clasifican los oficios?

Hay diversas formas en las que se puede clasificar este documento comunicacional denominado oficio. A continuación, se especifican algunas de las formas más recurrentes en uso que se desglosan de esta manera:

Según el lugar de procedencia

El lugar de procedencia especifica el origen de emisión del oficio, en este caso puede ser elaborado por una institución pública – gubernamental o por una institución privada.

CÓMO REDACTAR UN OFICIO

Según el lugar de destino

En este caso, especifica si este documento comunicacional va dirigido a lo externo o interno de la institución que lo emite. A continuación, se detallan estos:

  • Internos: los oficios internos son aquellos elaborados para remitir alguna comunicación a saber para una o varias personas con jerarquía dentro de una misma institución. Estas a su vez, puede ser nacional o para el exterior, el fin es el mismo. Pero con este último, la cuestión depende si la institución cuenta con sedes en el extranjero.
  • Externos: los oficios externos se encuentran especialmente relacionado con las comunicaciones interinstitucionales, así como también para brindar alguna información al público en general que forme parte o no de la institución.

Según la cantidad de personas a las que va dirigido

Otra forma en clasificar los oficios se encuentra en la cantidad de personas a las que va dirigido el mismo. Por lo que entonces, estos pueden ser divididos como: simples o múltiples.

  • Simples: este tipo de oficio esta tiene como destino un único destinatario, ya sea que este pueda ser una persona, una institución o cualquier similar. En caso de que sea elaborado por una institución privada, el que firma este documento será el representante máximo de esta otorgando una validación comercial. Si es de una institución pública, el oficio tendrá una validez oficial  por parte de su máxima autoridad.

Si bien existen algunas excepciones a esta aplicación, debido a que en ciertos casos se le otorga validez oficial a oficios que no hayan sido emitidos directamente por alguna institución pública o gubernamental, como modelo de ellos se pueden mencionar: los documentos escolares y aquellos emitidos por bancos.

CÓMO REDACTAR UN OFICIO

  • Múltiples: este tipo de oficios son comunicaciones que van destinadas a un grupo de personas o a diversas instituciones. Su estructura es muy similar al del oficio simple. No obstante, esto varía en relación a su redacción donde la información suele ser presentada de manera muy general dejando a un lado la personalización de lo que ha de manifestar. En este se obvia el detalle a la persona a dirigir y en cambio, se inicia el mismo con frases como: “A quien le interese”.

¿Cómo redactar un oficio?

Para comenzar con el proceso de cómo redactar un oficio es importante tener en consideración, que este documento comunicacional debe contener una serie de información especifica, una redacción adecuada de cómo ha de ser presentada lo que se desea manifestar, así como también el tipo de formato de hoja a utilizar para el momento de ser impreso. A continuación, se detallan los elementos a saber para cómo redactar un oficio:

Formatos de impresión 

Primeramente hay que tener en cuenta que su contenido a presentar deberá ocupar entre una o dos páginas. De igual forma, hay que destacar que este puede ser elaborado en diversos formatos de tamaños de hojas como:

  • Carta (21.59cm x 27.94 cm)
  • Oficio (21.59cm x 35.56cm)
  • A4 (21cm x 29.7cm)

Los dos últimos formatos, no son tan recurrentes con respecto a su uso. El criterio de impresión de este documento quedará sujeto al requerimiento de la institución y el contenido a presentar.

Redacción 

La redacción del oficio debe ser realizada en segunda y tercera persona, es recomendable limitarse a solo redactar como máximo sólo dos páginas y no exceder de ello. El estilo de la escritura puede presentarse a través de un interlineado simple de 1 espacio o de una línea y media de 1,5.

Estructura

A pesar de que un oficio no cuenta con una estructura estrictamente rígida, este de igual forma suele contar con una serie de elementos considerablemente determinantes para este documento comunicacional formal, a continuación:

CÓMO REDACTAR UN OFICIO

Lugar y fecha

Esta información es la primera a considerar y completar al momento de elaborar un oficio, ya que indica el lugar de emisión y fecha (día/mes/año). Generalmente, esta sección suele estar posicionada al lado derecho de la primera página, sin embargo, algunos suelen colocar dicha información en el lado izquierdo que de igual forma también es válido.

Numeración

Este segmento puede ser opcional y variado de acuerdo a la institución a emitir el oficio. Básicamente, es un número de identificación que se le otorga al documento, como forma de registro, control y seguimiento del mismo. Este suele identificar: el número de expedición, las siglas del departamento que lo elabora y el año en curso.

Destinatario

Este suele indicar a quién va dirigido el documento. Si el modelo del oficio es simple, este deberá contar con la información siguiente:

  • Nombre completo del destinatario.
  • Cargo que ocupa en la institución.
  • Nombre de la institución.
  • Dirección de la institución.

En caso de ser para una emisión pública, puede enunciar de entrada y en redacción plural, los ejemplos como las siguientes frases: “A quien pueda interesar” “En el presente”. Lo más recomendable es que esta sección no ocupe más de cuatro líneas del documento. Además como forma de presentación, esta se sugiere que este alineada al margen izquierdo.

Motivo

En esta sección se debe especificar el asunto por el cual es emitido el oficio, seguido de dos puntos: con el que se detalla un breve resumen del contenido del oficio o una frase para dar a comprender cuál es la finalidad de la comunicación en primer lugar.

Cuerpo

Hay muchas formas de cómo redactar un oficio, así que lo más fundamental en la ejecución de este es que se dé a conocer el mensaje a comunicar. Es aconsejable en este resaltar con negrita los puntos claves. Sin embargo, es importante no exagerar con ello con que no sobrepase un 15% del párrafo, todo está bien. No está demás, adicionar en el oficio algún antecedente en caso de que exista.

Despedida

Como forma de finalizar la comunicación es fundamental agregar una despedida, ésta deberá realizarse de una forma bastante cortés con la finalidad de mantener en buenos términos la relación con el destinatario. Para culminar, es importante plasmar el “Atentamente” seguido con el nombre, cargo firma del emisor de la comunicación y a su vez un sello que identifique la institución, con la finalidad de otorgarle más validez a la misma.

Anexos

Este apartado es opcional, no obstante puede ser identificado en el oficio siempre y cuando sea requerido para incluir alguna información adicional como un documento, informes u otros. Generalmente, suele plasmarse en el lado izquierdo al final de la página.

Oficios de Petición

Este tipo de oficio tiene la particularidad de que son documentos de comunicación oficiales, que son remitidos con el propósito de manifestar la solicitud de algún servicio o recurso. Es habitual el uso de este tipo de oficios en instituciones gubernamentales, que mediante este documento hacen de forma formal la solicitud de algún requerimiento ante otra institución con competencia lo requerido.

¿Cómo redactarlos?

Ya sea que requiera elaborar o no un oficio de petición, es necesario que diferencie este documento a lo que es una carta o un oficio formal, y para ello deberás conocer en detalle la forma de cómo redactar un oficio de este tipo, a continuación:

Lugar y fecha 

Similar a un oficio normal, este debe contener los datos de emisión como fecha y lugar. Esta información debe ser posicionada en el lado superior derecho de la primera página.

Numeración 

Sabemos que en cierto modo depende de cada institución. Sin embargo, como toda institución pública este dato es bastante esencial y casi obligatoria porque le permite un control y seguimiento de sus documentos emitidos. Esta información debe situarse en la parte superior izquierda de la primera página.

Destinatario

Posteriormente, se deberá adicionar la información vinculada al destinatario como: su nombre completo, el cargo que ocupa en la institución y el nombre de la institución a la que presenta su solicitud. Este apartado, deberá ser posicionado empleando la misma alineación en la que se colocó la numeración.

Cuerpo

Para iniciar con esta sección, es fundamental de entrada especificar el asunto de la petición que se desea manifestar por medio de esta comunicación. La redacción de esta sección, debe ser bastante clara, precisa y sencilla. En el caso de que este oficio tenga un antecedente, es decir, oficios remitidos con anterioridad vinculados a esta solicitud, se recomienda realizar una breve mención de ellos. Esto le permitirá al destinatario establecer una conexión de hechos o situaciones con el asunto del oficio.

Luego de anexar la referencias previas mencionadas anteriormente en caso de tenerlas, deberá a través del uso de la argumentación plasmar con suficiente detalle la petición a requerir.

Despedida

Como forma de finalizar el escrito, es esencial redactar algunas frases que denoten cortesía, amabilidad y a su vez agradecimiento. Además, de que el remitente de especificar que el remitente queda por la espera de una pronta respuesta.

Para posteriormente, agregar el “Atentamente” seguido de la información del remitente como su: nombre completo, cargo que ocupa, departamento y los datos de la institución a la que pertenece y quién a que representa el oficio. Una vez impreso este, deberá plasmar la firma y sello de la institución que le otorgue validez al documento.

En el caso de que deban realizarse varias copias del documento porque el mismo deba remitirse a varios destinatarios, debe especificar con “Ccp” (con copia a) e identificar a quien será remitido. Especialmente, esto se usa para señalar que existe un respaldo del documento ya entregado. De ser necesario, se puede identificar la palabra anexos en caso de que desee remitir un documento, informe u otro que sustente la solicitud del oficio.

Diferencia entre Oficio de Petición y Carta de Petición

Existe un documento con un propósito muy parecido en cuanto al término de solicitud de lo que es un oficio de petición, este es una carta de petición. La diferencia entre uno y otro, se haya en la especificación precisa, obligatoria y necesaria de información que posee un oficio de petición para el trámite de solicitud entre instituciones gubernamentales.

Algo bastante diferente a las cartas de petición, que no requieren con obligatoriedad la información especificada anteriormente, además que estas son generalmente elaboradas por particulares e instituciones privadas.

Consejos para redactar un oficio

A continuación, se presentarán algunos consejos necesarios a tomar en cuenta para el momento de redactar un oficio, estos son:

  • Ser muy cuidadoso al instante en que deba especificar al destinatario, para ello verifique que la información a plasmar en el oficio sea la correcta, además que se está lo suficientemente clara y específica sobre a quién y dónde debe ser dirigido el mismo.
  • No colocar por nada del mundo en oficios de petición, las frases “A quien pueda interesar” “A quien concierne”.
  • Al redactar el asunto, es fundamental que esta sección sea lo más específica y legible. En esta parte, puede incluir una breve argumentación. Lo importante de este punto, es el de asegurar que cualquiera que lo lea sea capaz de comprender el contenido y de lo que se quiere manifestar.

  • La claridad en los oficios de petición debe estar considerablemente sumergida en la exposición de la solicitud, de forma en que esta sea lo suficientemente entendible. Adicionalmente, es aconsejable que especifique en párrafos por separados si desea manifestar en el oficio varias peticiones, con el propósito de evitar confusión con el contenido.

Ejemplo

De manera de que puedas conocer el cómo redactar un oficio además de su estructura, se te presenta a continuación un ejemplo de uno:

Secretaría de Salud

Membrete e identificación de la institución

Numeración: 0058-DRI-21

             Lugar y fecha (21-01-2021)

Nombre del destinatario: JUAN FERNÁNDEZ

Cargo del destinatario: Director de la planta productora

Nombre de la institución: Planta productora Agave C.A

Dirección de la institución: Carretera Guadalajara, Municipio Tequila, Guadalajara – México.

Presente.-

Motivo o Asunto del Oficio: Visita de inspección a planta

A través de este presente, me complace enviarles un cordial saludo y al mismo tiempo informarles que la Dirección General de la Secretaría de Salud ha planificado una visita de inspección a su planta de producción  ubicada en el km 10 de la carretera Guadalajara – Tequila en del municipio de Tequila, código postal 0014, para el 20 de marzo del presente año, que estará a cargo de los inspectores Maria Robles y Luis Coronel, quienes aparecerán debidamente identificados.

Dicha inspección se enmarca por el Art. 132 de la Ley General de Salud de nuestro país, como parte del seguimiento de Exp. 0023-DRI-2020. Es deber de los inspectores tomar muestras, revisar registros, obtener información y tomar las acciones que consideren relevantes para su trabajo. Por lo tanto, le pido respetuosamente que proporcione todas las facilidades necesarias para cumplir con su deber.

Agradeciendo su colaboración para hacer posible esta visita y, sin más preámbulos, aprovecho esta oportunidad para reiterar mi respeto y consideración.

Atentamente,

 

Firma del emisor y sello de la institución

 

Nombre de quien emite el oficio: LIC. FELIPE APARICIO

Cargo en la institución: Director de Inspección

C.c: Nombre completo y Departamento (en caso de requerirlo) Jesús Moncada – Jefe de Inspectores

Anexos: xxxx (opcional)

Secretaria de Salud, Calle Miraflores, DF – México.

Teléfonos: 5423789 – 7926351

Página Web: www.secretariadesalud.gob.mx

Dirección y medio de contacto de la institución que emite el oficio.

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